SKICKA

Din totalleverantör

BokningsBolaget är en eventbyrå med över 30 års erfarenhet. Vi skapar upplevelser i linje mer ert budskap och hela världen är vårt arbetsfält.


SKICKA EN FÖRFRÅGAN
BokningsBolaget hjälper er med förslag.

BokningsBolaget - Din eventbyrå!


Välkommen till din eventbyrå.  Se vår film och låt dig inspireras!

Mer film och bild hittar du på Instagram #bokningsbolaget och på Facebook.

Följ oss på Facebook!

Din eventbyrå

Låt oss hjälpa er att skapa upplevelser utöver det vanliga!

Internationell kongress, kundarrangemang, kick-off, incentiveresa – vid alla typer av möten då du behöver hjälp med lite mer – då finns vi där för att hjälpa dig. Våra erfarna projektledare håller i hela processen från idé till genomförande. Föreläsare, underhållning, teambuildande aktiviteter, val av plats eller destination, logistik, profilmaterial… Vi sätter kommunikationen på plats och bygger eventet utifrån ert syfte.

Upplevelser i andra länder

Inga landsgränser sätter stopp för oss. Det är en av våra styrkor.

”Var får vi mest valuta för pengarna?”, ”vilket resmål leder till det bästa resultatet?” – det är frågor som våra projektledare kan svara på. Ibland passar eventet bäst i Sverige men andra gånger ger en utlandsresa så mycket mer. Eftersom vi jobbar med hela världen kan vi guida er rätt.

Vi har besökt de destinationer som vi rekommenderar. Vi känner till hotellen och vet hur lokalerna ser ut. Att hitta restauranger med hög kvalitet som fungerar för grupper är ingen självklarhet – men vi har koll. Vi kan hjälpa er med allt från resa och hotell till logistik och hela programupplägg.

Vi tar hand administrationen

Vi är experter på att ta hand om den tidskrävande logistiken och administrerar allt från mindre konferenser till stora kongresser och events.

Inbjudan, bekräftelse, hotellrumsbokning, namnlistor, fakturor, ekonomihantering… Det är många detaljer som ska klaffa för att helheten ska fungera. När vi tar hand om administrationen ser vi varje deltagare som vår kund och gör vårt yttersta för att alla ska vara nöjda.

Med gruppen i fokus

En bensträckare eller ett äventyr på flera da’r? På kontoret eller andra sidan jordklotet? Vi hittar rätt aktivitet utefter era önskemål och behov.

Nästan alla konferenser har någon aktivitet på programmet. Ibland är det till och med aktiviteten som är själva syftet med mötet.
Ofta har övningen något inslag av teambuilding. Då är syftet att lära känna varandra, lösa konflikter och få samman gruppen. Vid ett tillfälle räcker det med en klurig femkamp vid ett annat krävs konsulter som hjälper gruppen att hitta lösningar.

Föreläsare, musik och underhållning!

Oavsett budskap behöver varje möte en stor portion motivation och inspiration. Därför är det viktigt med en extern talare, en vitamininjektion med ett utifrånperspektiv.

Vi hjälper er att hitta rätt föreläsare utifrån ert syfte.
Ibland räcker det med någon som leder konferensen, en moderator, som ställer frågor och skapar ett flyt mellan programpunkterna.
Musik, humor och magi – det är också viktiga ingredienser som vi hjälper er att fylla mötet med.

Den viktiga transporten

Alla måste ta sig till och från mötesplatsen. Buss, flyg, tåg, båt eller limousin? Vi fixar det!

Ska ni ut i skärgården är RIB-båt ett fartigt sätt, har ni inte så långt att förflytta er kan Segway vara ett kul alternativ. Hundspann eller skoter i fjällen, häst och vagn eller för er som verkligen vill kosta på – värstingsportbilar. Det absolut vanligaste är dock att vi hjälper er med flyget. Vi har egen IATA och tillgång till världens alla avgångar.

Vår metod/filosofi

Behovsanalysen är alltid utgångspunkten i vårt arbete. Hela planeringen av ett projekt utgår från syfte och mål med eventet. Med event menar vi alla former av möten och företagsresor som har ett budskap att förmedla till deltagarna

Det kan röra sig om kundevents som en del i marknadsföringen, för att stärka varumärket eller lansera en ny produkt eller tjänst. Det kan också vara interna arrangemang för den egna personalen med syfte att stärka teamkänslan, uppmuntra eller belöna.

En styrgrupp skapas utifrån projektets behov och storlek. Ofta behövs många kompetenser: innehåll, kommunikation, design, logistik, administration, underhållning, bokning av lokaler, hotell, resa och aktivitetsprogram.

Kreativitet & noggrannhet

I det inledande skedet av projektet arbetar vi på två plan. Å ena sidan handlar det om noggrann planering. En minutiöst utarbetad projekt- och budgetplan tas fram med tidsåtgång, ansvarsfördelning och kostnader. Den följs upp varje dag. Å andra sidan handlar det om kreativitet. För att hitta de bästa lösningarna arbetar vi i kreativa forum där vi försöker tänka utanför ramarna. Vi ger oss inte förrän vi har hittat en idé som går att omvandla till en röd tråd som ska genomsyra hela eventet.

När vi bestämt mål och innehåll kan vi börja leta plats. Sverige, utomlands? Storstad, lantligt? Ultramodernt eller gammeldags? Syftet med mötet styr val av plats.

Nä de första pusselbitarna är på plats kan vi göra vi ett webbaserat anmälningsformulär till vilken en inbjudan länkas. BokningsBolaget har en egen kongressavdelning som tar hand om deltagaradministrationen. Det blir alltid inkopplade i ett tidigt skede. Det är många frågor som måste besvaras: vem ska bo var, vilka ska vip-behandlas, vilka ska betala själva, specialkost, allergier, val av föreläsningar, sista avbokningsdag och mycket mer.

Du är med på resan

Under hela processen genomförs kontinuerliga avstämningsmöten med kunden. Arbetet intensifieras ju närmre genomförandet vi kommer. Vi levererar rapporter och listor, reviderade program och budgetar. Profilmaterial, utställningar, teknik, dekor… Det är många detaljer som nu ska falla på plats. Ett flödesschema där varje minut är planlagd arbetas fram. Ingenting lämnas åt slumpen.

Under själva genomförandet är alltid en person huvudansvarig. Dessutom finns värdar och värdinnor på plats samt en logistikansvarig (självklart beroende på storlek på grupp).

Efter genomförandet utvärderar vi arrangemanget och levererar en ekonomisk uppföljning.

Case

Frisörföretagarna är en av BokningsBolagets återkommande kunder. Vi ställde några frågor till Wiveka Gillow som ansvarar för deras utbildningsresor.

Allt från företagsekonomi till håruppsättningar

Frisörföretagarna är en av BokningsBolagets återkommande kunder. Vi ställde några frågor till Wiveka Gillow som ansvarar för deras utbildningsresor.

Vad är Frisörföretagarna?

– Vi är en bransch- och arbetsgivarorganisation om har till uppgift att påverka och utveckla frisörbranschen. Vår målsättning är att bidra till en modern och hållbar frisörbransch. Vi erbjuder bland annat utbildning och utvecklingsmöjligheter. Vad är syftet med konferensresorna? – Utbildning och nätverkande. Vi försöker fylla utlandskursen med allt från företagsekonomi till inspiration. Efter de utvärderingar vi får så vet vi betydelsen av mötesplatser som lunch, stunden vid konferensfikat och middagarna. Det är en värdefull tid och ska inte underskattas.

Vad söker ni när ni letar mötesplats och planerar innehållet?

– När vi letar mötesplats och planerar innehållet utgår vi ifrån vilket tema vi sätter för kurserna. Men restid och standard spelar stor roll. Våra medlemmar vill ha vackra miljöer där kurs kan kombineras med avkoppling. BokningsBolaget har varit till stor hjälp när det gäller både bokningar och förslag på resmål som är utanför boxen.

Hur använder ni BokningsBolaget?

– Eftersom vi reste med så stor grupp till Dubai var det väldigt bra att ha en representant på plats från BokningsBolaget så vi föreläsare kunde fokusera på våra kursdeltagare och lägga mindre tid på praktiska arrangemang med bussar och utflykter. Det tar mycket mer tid än vad man tror. Det kändes proffsigt att få ett kompendium i hopsatt om resmålet som vi i förväg kunde skicka ut till resenärerna. Även de små detaljerna som namnskyltar upptryckta med vår logo ordnade BokningsBolaget.

Är det någon speciell detalj eller händelse som ni är tacksamma att BokningsBolaget fixat åt er?

– Under veckan inträffade en olyckshändelse där en kursdeltagare bröt foten illa. Vi upplevde en stor trygghet i att BokningsBolaget fanns med oss då. De hjälpte till med ombokning av biljetter ordnade med en personlig chaufför som skjutsade den skadade till sjukhus och fanns behjälplig långt över vad man kunde förvänta sig. Det är bland annat en sådan detalj som gör skillnad och gör det självklart för oss att anlita BokningsBolaget igen.

Det är en mörk novembermorgon. Sakta vaknar Stockholm till liv. Vid Norra Bantorget på City Conference Center råder en febril aktivitet. Skyltar och namnbrickor plockas fram, litervis av kaffe kokas och ljud- och ljus testas. En pirrig förväntan ligger i luften. Snart anländer 1300 förskolepedagoger från Pysslingen.

Pysslingdagen

Det är en mörk novembermorgon. Sakta vaknar Stockholm till liv. Vid Norra Bantorget på City Conference Center råder en febril aktivitet. Skyltar och namnbrickor plockas fram, litervis av kaffe kokas och ljud- och ljus testas. En pirrig förväntan ligger i luften. Snart anländer 1300 förskolepedagoger från Pysslingen.

En gång om året samlas Pysslingens alla förskolelärare för en medarbetardag. Märith Hallman, marknadsansvarig på Pysslingen Förskolor, håller i konferensen.
– Alla andra dagar får våra barn inspiration och motivation av förskolelärarna. Den här dagen är deras dag då de får fylla på med energi, utveckling och uppmuntran.

Märith berättar att det är en extremt stor apparat att arrangera den här konferensen. Det är inte bara förskolelärarna som berörs utan även barnen och deras föräldrar.
– Dagis är ju stängt! Det är ett stort ansvar som kräver respekt. Det måste helt enkelt bli bra!

Viktig tidsbesparing

Till sin hjälp har Märith BokningsBolagets projektledare. De har hjälpt henne med allt från att boka rätt lokal till att hitta föreläsare och passande intro-musik. Tid är en viktig faktor då de bara har en dag att röra sig med. Logistik och körscheman är a och o. För att undvika döda stunder har konferensen föregåtts av repetitioner och genrep.
– Det gäller att skapa en rytm som flyter genom dagen. Ljud och ljus ingår inte i min vardagssysselsättning så därför är det ovärderligt att ha en eventspecialist som BokningsBolaget vid min sida.

Alla detaljer på plats

Veckorna före genomförandet gick skrivarna varma i Nacka Strand där BokningsBolaget sitter.
1300 namnskyltar skulle printas, plastas in och sorteras. Anmälningar, ändringar och meddelanden om specialkost hade strömmat in till deras administrations- och logistikproffs Annika Andersson. Hon strukturerade alla uppgifter och planerade flödet. Märith menar att registreringen kan tyckas vara en självklarhet men att den är oerhört viktig.
– Köer äter tid och väcker irritation. Annika är duktig på att förhindra proppar.

Den här morgonen flyter allt snabbt och smidigt. BokningsBolagets personal står på rad bakom registreringsdiskarna, hälsar välkomna och delar ut färgglada ”halsband” med namnskyltar. Deltagarna, som kommit resande från hela Storstockholm och även utifrån landet, är positiva och förväntansfulla. Ett sorl sprider sig över den stora foajén.
– Det finns ett stort värde i att träffa kollegor från andra förskolor. Temat för konferensen är ”Tillsammans är vi starkare” och det innebär att gemenskap är en del av syftet.

Späckat tidsschema

Dörrarna öppnas till den stora aulan och förskolelärarna tar plats. Ett bildspel från de olika arbetsplatserna rullar på filmduken. Från varje förskola som presenteras hörs visslingar och rop.
– Det finns en stolthet i organisationen som ger en härlig känsla, säger Märith.

Under dagen varvas intern information om mål och visioner med inspirationsseminarier. När det blir dags för lunch finns utrymme för samtal liksom i slutet på dagen. Då har BokningsBolagets eventavdelning under ledning av Lina Axelsson förvandlat trapphuset utanför lokalen till en glittrande mingelmiljö. Den mörka novemberdagen övergår i en färgsprakande After Work med liveband! City Conference Center fylls av skratt och sång.

Märith har knappt hunnit säga hej då till de1300 förskolelärarna förrän det är dags att börja planera nästa års medarbetardag. Eftersom Pysslingen Förskolor växer kommer den att bli mer omfattande och kräva större lokaler.
– Jag ser fram emot att tillsammans med BokningsBolaget arrangera ännu en lyckad konferens för våra fantastiska förskolelärare – för det är de värda!

”Och de nominerade är…” Under Berns kristallkronor läser Kattis Ahlström upp vilka kommuner och samhällsprojekt som utmärkt sig under året. Det är den 28:e maj 2015 och den Stora Samhällsgalan går av stapeln för första gången. 300 gäster väntar med spänning på att kuverten ska sprättas.

Text Ingela Engblom
Foto: Robin Lorentz-Allard

Stora Samhällsgalan

”Och de nominerade är…” Under Berns kristallkronor läser Kattis Ahlström upp vilka kommuner och samhällsprojekt som utmärkt sig under året. Det är den 28:e maj 2015 och den Stora Samhällsgalan går av stapeln för första gången. 300 gäster väntar med spänning på att kuverten ska sprättas.

Text Ingela Engblom
Foto: Robin Lorentz-Allard

Initiativtagare och arrangör av eventet är tidningen Dagens Samhälle och huvudansvaret för projektet har Staffan Hällerfors, marknads- och försäljningschef.
– Syftet med galan är att synliggöra den dynamik och förändringsvilja som finns i den offentliga sektorn och lyfta fram människorna bakom de modiga beslut som gör skillnad.

Dagens Samhälle är en tidskrift – digital och i print – vars läsare är beslutsfattare inom den offentliga marknaden. Staffan berättar att idén om en stor samhällsgala med nomineringar och prisutdelningar vuxit fram under en längre tid.
– Det är så mycket bra som görs inom den offentliga sektorn men som inte uppmärksammas på samma sätt som i den privata. Det vill vi ändra på.

Positiv publicitet

En gala är ett effektivt sätt att nå ut med ett budskap och samtidigt uppmärksamma och belöna prestationer. BokningsBolaget står ofta bakom kulisserna och sköter planering, logistik, deltagaradministration, programupplägg och genomförande. Staffan kontaktade dem för att få hjälp med att hitta en lokal.
– Madeleine på BokningsBolaget förstod på en gång att jag behövde hjälp med mycket mer och det var tur. Tiden var knapp och jag hade aldrig hunnit med allt arbete själv.

Viktiga sponsorer

Det första Staffan behövde göra när han fick klartecken på att genomföra galan vara att hitta partners. De 300 gästerna skulle inte betala notan. Han vände sig till företag som har den offentliga sektorn som målgrupp.
– Eftersom listan på personer som skulle bjudas in bestod av beslutsfattare, höga tjänstepersoner och politiker saknades inte intresse.

Fyra stora företag (PWC, WSP, Hemsö och Vision) blev partners till galan och när det var klart kunde Madeleine sätta igång med sitt arbete. Valet av lokal var ganska givet. Berns har en aura av glamour och fest. Vem känner inte igen miljön från TV:s alla galor och prisutdelningar? Kvällens festligheter skulle föregås av en fullspäckad eftermiddag med intressanta och högaktuella föreläsningar. Det krävde ommöbleringar och kreativitet i upplägget.
– Tempo är viktigt för mig. Det förstod Madeleine och hon såg till att styra upp programmet så att inget vakuum uppstod, berättar Staffan.

Senaste tekniken

Tekniken är en annan väsentlig del av en gala. Berns egen räckte inte till så BokningsBolaget anlitade sina tekniker. Presentationer och filmer rullar parallellt med händelserna på scen. Galan går live på Dagens Samhälles webb och ett gäng journalister twittrar om allt som sker under kvällen. Galor kräver spänningshöjande trumvirvlar och pampiga fanfarer. Efter middagen är det dags för underhållning med bandet Happymakers och gitarristen Janne Schaffer. Madeleines tidsschema täcker varenda minut och ingenting lämnas åt slumpen.
– Det har varit tryggt att ha en erfaren kompetens med på hela resan. Att ha personal med på plats under genomförandet är ovärderligt. Jag har ju annat än logistik att tänka på.

Glitter & glamour

Under glittrande kristallkronor delas så priserna ut. Kattis Ahlström är moderator och presenterar de nominerade. Strålkastarna riktas mot människor, projekt och kommuner som verkar för ett bättre samhälle.
– Vi är jättenöjda och har bestämt oss för att göra den Stora Samhällsgalan till ett årligt återkommande evenemang, säger Staffan.

Vinnare:
Årets Superkommuner:
Luleå (Norrland), Sundbyberg (Svealand) och Lomma (Götaland).
Årets Välfärdsförnyare:
Wästerläkarna 70+ (specialiserad vårdcentral för äldre i Göteborg).
Årets Samhällsentreprenör:
Berättarministeriet (skrivarverkstäder för unga i Södertälje, Husby och Hagsätra)
Årets samhällsbyggare:
(SABO) Sveriges Allmännyttiga Bostadsföretags byggkoncept Kombohus

 

Det är en solig septemberlördag. Tåg från Stockholm, Oslo och Malmö rullar in på Göteborgs centralstation och i hamnen lägger färjan från Fredrikshamn till. 300 medarbetare från Prevas sammanstrålar för att fira 30-års jubileum på Clarion Hotel Post.

Prevas firar 30 år

Det är en solig septemberlördag. Tåg från Stockholm, Oslo och Malmö rullar in på Göteborgs centralstation och i hamnen lägger färjan från Fredrikshamn till. 300 medarbetare från Prevas sammanstrålar för att fira 30-års jubileum på Clarion Hotel Post.

Prevas är ett tekniskt IT-företag med 22 kontor och hundratals konsulter utspridda över hela Norden. Helena Lundin är kommunikationschef och en av hennes utmaningar är att förmedla en gemensam syn på företagets varumärke och vision.
– Vi har som tradition att arrangera ett jubileum vart femte år. Då passar vi på att samla alla medarbetare i syfte att ena oss som ett företag med ett gemensamt mål.

Prevas anlitade BokningsBolaget för att arrangera årets event som förutom jubileumsfest bestod av konferens och aktiviteter. Projektet inleddes med att välja ort och transportsätt. Ett önskemål var att resan skulle vara miljövänlig. Valet föll på Göteborg, dels för att tågförbindelserna är bra och dels för alla deltagare fick ett rimligt och någorlunda rättvist reseavstånd.
– Det har varit ett minutiöst pusslande från BokningsBolagets sida, från början till slut. De har axlat ett stort ansvar, inte minst vad gäller innehållet, säger Helena

”På väg” genomsyrade dagen

Syftet med konferensdelen var att presentera ledningsgruppen och tydliggöra varumärket.
Energi, stolthet och inspiration var ledord för dagen och temat var ”På väg”. BokningsBolaget kopplade i ett tidigt skede in tankeläsaren och moderatorn Henrik Silver. Tillsammans med Prevas utgjorde de ett team som arbetade fram ett innehåll som skulle förmedla budskapet. Till konferenspasset skapade Henrik Silver dramaturgin och under kvällen stod han själv på scen som entertainer.
– Han var helt rätt för den här gruppen. Majoriteten är ingenjörer som vill kunna förklara allt och Henrik Silvers manipulerande tankeläsningar blev minst sagt provocerande. Det var jätteroligt, berättar hon.

Stadsjogging – en ny trend

Eftersom Prevas i huvudsak består av konsulter utspridda på olika företag är behovet av att träffas stort. Aktiviteter och mingeltid var viktiga inslag i eventet. I linje med temat ”På väg” erbjöds aktiviteter med olika grad av fysisk prestation. Allt från sightseeing med Paddan till en guidad joggingtur med styrketräningsstopp.
– Vi ville fånga upp trenden att så många har träningskläder med sig på konferensen. Det blev en ”hit” och vi fick utöka antalet grupper och tränare.

Allt föll på plats

Att få 300 personer att förflytta sig enligt ett tidsschema är en utmaning. På plats i Göteborg fanns BokningsBolagets projektledare Mikael Welin. Med tydlig hand och stämma såg han till att alla var på rätt plats i tid. Helena var tacksam över att han klev upp och tog plats.
– Jag kunde slappna av och mingla med de andra. Det var skönt att slippa vara orolig för nästa moment hela tiden. Det märktes att Mikael är rutinerad och hans musikval höjde stämningen, ja stundtals överrumplade oss.
Helena berättar att 30-års jubiléet blev precis så festlig som de hoppats. Vacker dukning, god mat, härlig stämning och bra underhållning. När kvällen övergick i natt tog DJ Inez över.
– Vårt mål var att medarbetarna skulle känna stolthet för företaget och varandra när de satte sig på tåget hem igen. Det lyckades vi med! Vi har fått högsta betyg och det ska även personalen från BokningsBolaget känna sig stolta över. Ni gjorde ett kanonjobb, avslutar Helena.

Text: Ingela Engblom
Foto: Pontus Fagerstedt