Kommunikation och marknadsföring får en alltmer framträdande roll på mötet. Det i sin tur ställer högre krav på boknings- och eventbolagen. Det krävs en djupare och bredare kompetens.
Maria Carlson är projektledare på BokningsBolaget och har tidigare arbetat på en kommunikationsbyrå i Gävle. Hon har tagit med sig sina erfarenheter och arbetsmetoder till BokningsBolaget.
– Jag är van vid att komma in i ett tidigt skede i planeringen av mötet. Kunden ringer inte med datum och förslag på ort utan de ringer när de ha satt upp en vision eller bestämt nya värdegrunder. Det är min uppgift att hjälpa dem att förankra budskapet hos medarbetarna.
Maria menar att det gör man inte med powerpointpresentationer och färdiga sightseeingturer. Det som saknas är ofta en förståelse för att allt hänger ihop.
– Med den insikten kommer önskan om unika specialdesignade program. Allt kan kopplas till syftet. Det krävs ett tema som utgår från innehållet och det ska genomsyra allt från inbjudan till val av hotell och restauranger.
UNIKA PROGRAM
Hon berättar om en organisation som hon hjälpte när de stod inför många förändringar. De ville kommunicera ut sin image och samtidigt få de nya medlemmarna att lära känna varandra. Det ord Maria fick att arbeta med var ”trendigt”. Hon bokade dem till New York och skickade ut dem på en skräddarsydd trendspaning. Värdeordet kom i fokus samtidigt som team skapades och inspirationen flödade.
– Ibland känns det som om företagen slösar med pengar. Det enda syfte de har med konferensen är att det ska vara kul för stunden. När jag jobbar med mina kunder vill jag att upplevelsen ska leva länge efter de att de återvänt till kontoret.
KÄNSLAN EFTERÅT VIKTIG
Maria berättar att hon brukar fråga vilken känsla kunden vill förmedla med mötet. Svaret blir ofta mer utförligt och kreativt än när man frågar om mål och syfte även om det är precis vad det handlar om.
Ett exempel är företaget som bestämt nya värdegrunder. Dessa skulle förankras hos medarbetarna på ett djupare plan. De vill skapa en känsla som inte skulle försvinna efteråt. Medarbetarna fick uppleva och agera utifrån värdeorden i aktiviteter som ingen annan gjort vare sig före eller efter dem.
– Resultatet hade aldrig blivit så bra om vi inte hade fått vara med från ett tidigt idéstadie, säger Maria.
TIDIGT I PROCESSEN
Helst skulle Maria vilja vara med redan när företagen lägger upp sina marknadsplaner och strategier.
– Ju tidigare vi blir inkopplade desto större möjlighet har vi att göra ett riktigt bra jobb. Ofta får en sekreterare eller assistent uppgiften att boka konferensanläggning medan vd:n sitter och funderar på innehållet. Bäst resultat blir det om man istället sätter ihop en projektgrupp där vi ingår och där allt knyts samman till en fungerande helhet.