Kommunikation som består

20 augusti 2018
Konsten bakom lönsamma möten ligger i att skapa ett innehåll som lever vidare långt efter det att eventet är slut. Stadium Team Sales skapade en hållbar kommunikationsplan tillsammans med BokningsBolaget inför deras årliga kickoff. Temat var ”Uppåt och framåt”.
Team Sales är en del av Stadium och vänder sig till idrottsklubbar och föreningar. Elit- såväl som korplag får specialisthjälp och bättre priser vid ett samarbete. Karin Dellback är Head of Team Sales och använder fysiska möten som en del i företagets mål.
Stadium är ett stort och utspritt företag i både Sverige och Finland. Något som ytterligare försvårar Karins kommunikationsmöjligheter är att hon är en del i matrisorganisationen där Team Sales säljare rapporterar till respektive butikschef.
– Det gör den årliga kickoffen extremt viktig. Det är min chans att informera, förklara, öka förståelsen och förankra målen, berättar hon.
Hösten 2017 samlades 140 deltagare på Bergendal norr om Stockholm. Samtliga säljare under Stadium Team Sales samt butiks- och regionchefer deltog. Kickoffen består alltid av två delar: en intern dag och en dag då leverantörerna får möta säljarna.
– Andra dagen är varumärken som Adidas, Puma och Nike på plats och det är deras medverkan som finansierar kickoffen.

Bilder ger tydligt budskap

För Karin gäller det inte bara att nå ut med sitt budskap under själva mötet. Det är lika viktigt att det inte fastnar i konferenslokalen utan följer med ut i butikerna. För att säkerställa det satt hon och BokningsBolaget i ett antal ”brainstormingmöten”. Tillsammans skapade de ett koncept för eventet med teman, bilder och symboler.
– Jag hade oerhörd hjälp av deras kreativa tankar, idéer och verktyg.
Innehållet som plockades fram har Karin kunnat använda i sin kommunikation efter eventet. ”Fix the basic” var en röd tråd som löpte under mötet. Idag är det namnet på en rubrik i veckobrevet som hon skickar till säljarna för att påminna om budskapet och bygga vidare på det.
– Tydlighet var ett av mina krav. Där var BokningsBolaget en otrolig resurs. De bilder som de tog fram har jag kunnat fortsätta att hänga upp kommunikationen på.
Karin tillträdde sin tjänst för ett år sedan. Redan första dagen insåg hon att det låg en kickoff som skulle arrangeras på hennes bord. Via Google kom hon i kontakt med Niclas Cronemyr på BokningsBolaget.
– Det klickade på en gång. Jag hade varken tid eller kunskap och han förstod min situation och mina behov.

Från idé till uppföljning

Varje event har ett före, ett under och ett efter. Niclas och hans kollegor var med under hela processen. Planering, iscensättning och uppföljning.
– Engagemanget har varit fantastiskt från deras sida under hela resan. Jag har helt kunnat fokusera på mitt.
Karin är också nöjd med valet av Bergendal. Personalen på Bergendal var tillmötesgående och miljön lika trevlig som proffsig. Framförallt var storleken och det avskilda läget perfekt.
– Vi ”ägde” stället vilket underlättade logistiken och ökade sammanhållningen i gruppen.
Dag två – leverantörsdagen – hade Team Sales tänkt sköta själva. Det visade sig att alla tekniska frågeställningar från utställarna tog mer tid än vad de kunnat ana. Till slut klev BokningsBolaget in och tog över. Nästa år får de sköta hela arrangemanget av leverantörsdagen berättar Karin.
Vad uppskattade du mest med BokningsBolaget?
– Flexibiliteten! Tiden ar knapp när vi satte i gång och budgeten otydlig. De anpassade sig efter förutsättningarna och löste allt över förväntan. Bra samarbeten skapar framgång.