Med kirurgisk precision

Istanbul, Tallinn och Ystad. I år hade turen kommit till Varberg att ta emot den nordiska säljkåren för kirurg- och sårläkningsprodukter på Mölnlycke Health Care.

– Just nu är det relativt billigt i Sverige men det är inte bara priset som avgör vilket land vi hamnar i. Eftersom vi har deltagare från hela Norden, alla Baltiska länder och Ryssland så är närhet till flygplats och bra kommunikationer ett måste, säger Katarina Widdgård, assistent på Mölnlycke Health Care.

BokningsBolaget har under flera år hjälpt dem att hitta rätt destination och mötesplats. Gruppen består av 120 personer och mötet pågår under en hel vecka vilket innebär att urvalet av anläggningar är begränsat och god framförhållning är en fördel.

– I år var det extra skönt att kunna lämna över arrangemanget till BokningsBolaget. En rad omständigheter gjorde att vi var sent ute och för mig var det dessutom första gången jag ansvarade för ett så stort arrangemang, berättar Katarina.

BokningsBolaget är alltid först med att få reda på nyheter från konferensbranschen och i samma veva som Katarina ringde in sin förfrågan hade Varbergs Kurort informerat om att de skulle öppna ett nytt konferenshus i augusti.

– Visst var det en chansning men vi hade goda erfarenheter av Varbergs Kurort och visste att personalen där är vass, berättar Daniel Fabregat, projektledare på BokningsBolaget.

Daniel har varit med under hela resan, från planering fram till det att deltagarna lämnade Varberg. Det innebar flera besök både i Göteborg och i Varberg. Under sommaren var det många pusselbitar som skulle falla på plats. Små detaljer som tillsammans skapade en helhet i linje med konferensens syfte.

– Eftersom våra ramar sattes sent var det väldigt skönt att ha Daniel vid min sida. Det blev en  del hektiska dagar innan vi var klara med allt, berättar Katarina.

Den årliga säljkonferensen har flera syften. Mölnlycke Health Cares vd var på plats för att informera om framtida strategier, chefer utvärderades och försäljningslusten triggades. Under veckan genomfördes två produktlanseringar. Nyheterna presenterades bland annat med hjälp av spektakulära ljus- och ljudeffekter, ballonger och blommor i produkternas färger och silverklädd personal. Gåvor på temat placerades ut på rummen och väntade på deltagarna.

– Syftet med lanseringarna är att få deltagarna taggade att sälja. Kunskap om produkterna fick de sedan i en rad workshops.

Daniel berättar att gruppen tidvis var utspridd över hela anläggningen i olika grupprum. Logistiken var minutiöst planerad. Rätt person, på rätt plats, vid rätt tidpunkt. Det gällde även material och teknik. I de lägena gäller det att ständigt ligga steget före.

Mölnlycke Health Care var det andra företaget som möttes i det nya konferenshuset Villa Apelviken.
– Det var ju knappt att färgen hade torkat men tack vare underbar personal fungerade allt. De var supersnabba och allt gick precis på klockslaget, säger Katarina.

Villa Apelviken är ett helt nybyggt hus. Namnet har det fått efter konstnären Peter Apelgren som har varit med och skapat inredningen. Designen är utformad efter moderna konferensbehov med dagsljus i fokus. Den stora lokalen tar 220 personer och passar för såväl traditionella konferenser som events och fester.

Mölnlycke Health Cares säljkonferens avslutades med en fest på torsdagskvällen. Det var Villa Apelvikens första. Temat för kvällen var ”Latino” och huset fylldes av dekor som palmer och oljefat.

– Vi har slutat med fina stela middagar och kör nu alltid temafester. Den här gången var vi sugna på dans, berättar Katarina.

Alla deltagare var med på noterna och hade klätt sig i färgsprakande kläder. Dansare och Cubanska musiker höjde stämningen och efter middagen fick alla prova på Sing-Star och Rock-Band. En DJ spelade till långt in på natten. En lyckad avslutning på en lyckad vecka.

Med facit i handen är hon glad över att hon valde att ha Daniel från BokningsBolaget med i hela projektet. För att få den precision i tidsschemat som de önskade krävdes ständiga avstämningar och som vid alla större konferenser är det alltid oförutsägbara småsaker som måste fixas akut.

– Tajma in och möta upp, det var vad som gällde under hela veckan, och det tycker jag att vi lyckades med, avslutar Katarina.

.