Fräls oss från dålig möten

Mötesledaren är dåligt förberedd, tekniken fungerar inte, när den utsatta tiden är slut kvarstår hälften av frågorna och när du lämnar mötet är du tröttare än du var när du gick in i det och undrar vad du gjorde där. Känner nu igen dig?

Scandic och gr8 meetings har under hösten stått som värdar för Möteskulturdagarna. Det är tredje året i rad som de arrangeras och förutom i Stockholm äger de rum i Lund och Göteborg. Totalt har 1000 personer deltagit i år – och det säger kanske något om kvaliteten på våra möten och behovet av att förändra dem. Syftet med Möteskulturdagarna är att visa hur möten kan effektiviseras för att bli lönsamma.

Gr8 meetings är namnet på företaget som är initiativtagare till Möteskulturdagarna. De är rådgivare inom interna möten och en av dem, Micke Darmell, fick utgöra den röda tråden genom den fullspäckade dagen. Han inleder med att berätta att 25% av vår arbetstid går till interna möten. Ändå har få företag en utarbetad mötesstrategi eller policy.
– Nu har vi kommit till en brytpunkt då företagsledningarna inte bara inser detta utan också ställer sig frågan HUR de ska ändra på det.

Vår erfarenhet på BokningsBoalget är att företagens inköpschefer ofta använder ordet ”meeting management” när de vill få kontroll över hotellkostnader och resor i samband med möten.  Men enligt Micke betyder Meeting Management att man optimerar effekten av VARJE möte i organisationen.
– Det är en ledningsstrategisk fråga och det är först när man inser det som det blir mindre ”management by hope”.

Under dagen avlöste den ena föreläsaren den andra. Allt från Janne Gunnarsons varma kåserier omkring värdskap till Aja Lind som berättade om stora möten inom statlig förvaltning. De gav alla olika infallsvinklar men med samma budskap – mötet är viktigt, gör något bra av det!

Det är inte bara innehållet och hur vi beter oss på mötet som är påverkar resultatet. Inramningen skapar förutsättningarna. Och det gäller alla möten även Möteskulturdagen. Scandic Hotels är huvudpartner och självklart är det olika Scandic-hotell som välkomnar gästerna. Scandic Crown i Göteborg, Scandic Star i Lund och nu Scandic Star Sollentuna. Deras största lokal Colosseum är en sluttande hörsal med 350 platser. Fåtöljerna är farligt sköna och ställer höga krav på innehållet (vilket inte var något problem den här dagen). Scenen var inredd som ett hem. Limefärgade mattor, lampor som hämtade från Sköna Hem, sittgrupper och ett keyboard vars toner välkomnade alla talare. Scandic är duktiga på möten. Bland mycket annat har de satsat på mötesmaten. Tillsammans med Jamie Oliver har de skapat ett koncept med energigodis och smoothies som mellanmål, soppa till lunch och fruktsallad till eftermiddagskaffet. Från filmduken berättar Jamie Oliver att ”Meeting food has never been sexy” och att han nu vill bidra med ”tasty food and constant energy”.
Thomas Fankle från Scandic berättar att de valt att samarbeta med just Jamie Oliver på grund av att de delar hans miljö- och samhällsvärderingar. Att maten är viktig för mötet råder det ingen tvekan om.
– Maten kan hjälpa, likaväl som stjälpa mötet. Vi vill undvika paltkoma på eftermiddagarna, säger Thomas Fankle.

Möten ska ge energi – inta ta energi. Det var ett tema som Micke Darmell återkom till under dagen. Vi fick lära oss ett nytt och användbart ord – ”härvara”. Om inte alla har fokus på mötet tar det energi från rummet. Vi måste lämna det dagliga arbetet utanför konferensrummet och fokusera på vad som sker på mötet. Om vi engagerar oss blir det effektivt. Blir det effektiv blir det lönsamt.
– Simply, not easy, but simply! upprepade han som ett mantra under dagen (citat från Robin Sharma).

Låter det religiöst? Ja, man skulle nog kunna kalla Möteskulturdagarna för väckelsemöten. Micke Darmell kallar sig för mötesevangelist och det han gör är att han frälser oss från dåliga möten och väcker oss till att göra mer dem engagerande, effektiva och ekonomiskt lönsamma.

Några tips för bättre möten:

• Möblera om fysiskt och mentalt – inled mötet med något oväntat och gärna roligt.
• Låt musik flöda innan mötet inleds
• Se till att grupperna är heterogena
• Skicka med några frågeställningar i inbjudan – då börjar det undermedvetna att jobba.
• Börja alltid mötet med att uppreta syfte och mål
• Sparbössa (till festkassan) i vilken straffpengar läggs för sen ankomst, mobilsamtal…
• Värna om fikapauserna – de leder till ökad produktivitet