Åre, Engelberg eller Säfsen? Stor eller liten grupp? Tidigt eller sent på säsongen? Det spelar ingen roll. Det är hög tid att planera vinterns skidkonferens. När första snön faller kan det vara försent.
Visst kan man tycka att vintern är lång men för skidkonferensen är säsongen kort. Det är inte många veckor att spela på mellan nyår, sportlov och påsk. Helgerna är dessutom ofta hårt bokade. Det är mycket fix och trix med konferensresor till fjällen och alperna.
Först gäller det att hitta rätt resmål. Vad vill företaget uppnå med sitt möte i snön? Är det en belöning, en sammansvetsande aktivitet eller söker de en kreativ miljö för innovativa idéer? Vilka är deltagarna? Är de vana skidåkare, vilken typ av skidåkare är de och är det några som inte alls är intresserade? Budget är naturligtvis ett kriterium att ta hänsyn till och hur mycket tid man har att spela med.
Fjällen eller Alperna?
Om valet faller på svenska fjällen är nästa steg att försöka styra gruppen till att åka söndag-torsdag. Då är utbudet stort och priserna låga. Nästa steg är att titta på transporten. Kommer deltagarna från olika håll eller har de samma utgångspunkt. Här kommer miljöaspekten in. Tåg till Åre fungerar alldeles utmärkt. Restiden kan utnyttjas till sömn eller arbete och gruppen anländer utsövda eller färdigkonfererade mitt i Åre. Till Vemdalen och Sälen är buss att rekommendera. Även här kan restiden utnyttjas till arbete.
Ska gruppen till Alperna eller kanske Andorra måste arbetet börja i en annan ände. BokningsBolagets flygansvarige tar hjälp hjälp av IATA och går de igenom datum och destinationer. Direktflyg till Geneve eller mellanlandningar till Innsbruck? Kan alla åka med samma plan eller krävs det flera avgångar. Hur lång transfer är acceptabel? När några destinationer utkristalliserat sig är det dags att leta hotell, lodger, gästgiverier…
Och så allt runtomkring
Liftkort, skidhyra, skidlektioner och guide. Möteslokal måste fixas om gruppen inte bor på en konferensanläggning. Teknik till den. Och aktiviteter till de som inte åker skidor. Åka pistmaskin eller kälke, laga polenta, köra hundspann eller leta en skatt med hjälp av gps…
Gruppkonstellation och ort avgör vilken aktivitet som blir mest lyckad.
Om man inte har den tid som det krävs för att åka till fjällen eller alperna?
Då är Sandviken ett bra alternativ. Det tar knappt två timmar från centrala Stockholm. Gruppen bor och konfererar på Högbo Brukshotell. De som vill åka längdskidor har spåret utanför dörren och de som vill åka nerför tar sig lätt till Kungsberget. Liftsystemet går inte att jämföra med Åres. Men det räcker för en dag eller två. Det viktigaste är att ge medarbetarna en chans att komma ut och röra på sig i friska luften.