Trendspaning: Effektivitet istället för aktivitet

13 april 2017

Det finns en tydlig trend inom konferensbranschen: antal dagskonferenser ökar på bekostnad av möten med övernattning. I dag är det tidseffektivitet och ekonomi som styr val av konferensanläggning. Hur påverkar det kvaliteten på mötet? Blir värdet på investeringen densamma eller tappar företagen någonting på vägen?

Varje år gör analysinstitutet Resegeometri en undersökning om trender och köpbeteenden inom svensk mötesindustri. Svaren presenteras i svensk Konferens- & Mötesbarometer. Jan Borg, Vvd, är en av de ansvariga bakom rapporten.
– Det finns en klar motstridighet i årets undersökning. En stor del av kunderna anser att övernattning är en framgångsfaktor för en lyckad konferens, men på frågan vad de faktiskt kommer att boka är svaret dagskonferenser. De önskar en sak men gör en annan.

Förutom priset är aktivitetsbudet ett av de viktigaste beslutskriterierna vid köp av konferenser. Möten med övernattning ökar förutsättningarna för givande aktiviteter och ger utrymme för social samvaro.
– Att träffas och umgås är viktigt för en lyckad konferens. Deltagarna vill ha interaktion – inte korvstoppning. Aktiviteter hinns sällan med under effektiva dagkonferenser och ofta saknas även den fysiska miljön, menar Jan.

Umgänge – en investering?

Slutsatsen är att om konferensbeställaren själv fick välja skulle företagen åka på övernattningskonferens för att ge sociala aktiviteter större utrymme. Det är budgetramarna som tvingar dem att hålla tillbaka då socialisering inte alltid ses som en investering i företaget. Frågan är om det är ett hållbart synsätt? Jan anser att arbetsklimat och samarbete inte gynnas av korta dagkonferenser, och tror att företagen kan bli lidande på sikt.
– Vi lever i en tid då många byter jobb. Konjukturuppgång leder till högre personalomsättning vilket i sin tur innebär att det ständigt kommer nya människor in i organisationen. Då gäller det att medarbetarna lär känna varandra och att de nyanställda snabbt kommer in i teamet.

Kreativiteten missgynnas också av korta möten. De bästa idéerna kläcka när dagordningen är avklarad och deltagarna möts mer informellt. En minnesvärd upplevelse eller aktivitet kan också bidra till att stärka företagets varumärke internt. Undersökningen visar att beställarna är väl medvetna om detta, men att priset nästan alltid är det avgörande köpkriteriet.
– Frågan är om det är det mest lönsamma, avslutar Jan.

Frågor att ställa sig inför en konferens:

  1. Vad vill vi uppnå?
  2. På vilket sätt kan mötet bli lönsamt?
  3. Vilka förändringar ska mötet bidra med till vardagen?
  4. Är social samvaro och kreativitet viktigt?
  5. Vilken känsla ska deltagarna ha när de lämnar konferensen?
  6. Räcker det med en kort dagskonferens eller krävs det en kväll med övernattning för att nå målen?