Checklista för effektiva möten

effektiva möten

Det är ibland lättare sagt än gjort att arrangera effektiva möten. Egentligen är det ingen svår konst men det gäller att vara ute i god tid med planeringen. Både interna möten och kundmöten samt större event och konferenser kräver att du som arrangör är väl förberedd vad gäller allt från inbjudan och dagordning till logistik och målsättning. Detaljer som BokningsBolagets projektledare hjälper dig med men som kan vara bra att tänka igenom innan de sätter igång. Som initiativtagare bör du i god tid sätta upp en mötesagenda och svara på vad du vill uppnå med mötet. För att få lite hjälp på traven följer här en checklista som du kan ta med dig inför planeringen av nästa möte.

Planering inför mötet

  • Ett bra möte är väl förberett. Gör därför en tydlig tidsplanering och mötesagenda inför dagen och sätt ett tydligt syfte och mål med mötet. Vilka frågor ska besvaras? Kommunicera sedan ut detta till alla deltagare i god tid.
  • Skapa rätt förväntningar  och uppmuntra deltagarna till förberedelse.
  • Se till att du har svarat på de fem grundfrågorna: när, var, hur, vilka och varför?
  • Var ska mötet hållas och hur långt ska ni åka? Tänk på att det ofta finns billigare möteslokaler en bit ifrån city.
  • Låt syfte, mål och det budskap ni vill förmedla styra val av mötesplats. Vill ni hålla mötet i en naturnära och avslappnad miljö eller passar en modern lokal bättre?
  • Om det rör sig om ett större kundmöte, ett event eller en konferens bör ni i god tid planera för en realistisk budget. Har ni fått med allt som transport, material, mat och dryck samt lokal i planeringen?
  • Vad behöver ni för teknik – samtal i skogen eller hightech? Behöver ni papper och penna?
  • Transport – kan ni utnyttja resan och restiden på något sätt?
  • Om ni planerar ett event kanske ni vill ha givaways och en talare eller annan typ av underhållning. Våra projektledare hjälper er men det skadar inte att vara ute i god tid.
  • Glöm inte att det bör finnas tid för frågor, dialog och samvaro.
  • Känner du redan i ett tidigt skede att det blir mycket tidskrävande administration? Be i så fall BokningsBolaget om hjälp.

Genomförandet

  • Överraska! Tänk utanför boxen och uppmuntra kreativa och innovativa idéer.
  • Rör på er. Stå, sitt och gå omkring för att bryta ett statiskt mönster.
  • Tänk på att engagera och att deltagarna lär sig mer genom att göra. Att sitta still och lyssna för länge bidrar ofta till bristande fokus. Vi hjälper er med aktiviteten.
  • Visst är det gott med fikabröd men tänk på att sockerchocken har en baksida.
  • Fördela ansvaret för dokumentation. Vem tar anteckningar och hur? Ska ni kanske filma mötet?
  • Anteckna beslut och ansvarsfördelning samt sätt upp tydliga deadlines.

Den viktiga mötesuppföljningen

  • Återkoppla till alla deltagare genom att skicka ut tydliga anteckningar från mötet.
  • ˜Mät resultatet av mötet. Det kan vi hjälpa er med. Svarade ni på de ursprungliga frågorna och skedde några förändringar? Uppnådde ni ert syfte och mål?
  • Genomför gärna uppföljningsmöten. Vad minns man, vad har hänt och inte hänt – och i så fall varför?
  • Inled nästa möte med förra mötets resultat.

Hoppas att vår checklista hjälper dig med planeringen och genomförandet av framtida möten. Du är varmt välkommen att kontakta oss så hjälper vi dig med att planera ett event av något slag, vare sig det handlar om ett mindre möte, en personalfest, ett kundevent eller en konferens.

 

Ta kontakt!

  • I och med att du kontaktar oss via vårt webbformulär godkänner du att vi lagrar dina personuppgifter enligt vår integritetspolicy.

Få mötesinspiration direkt i din inkorg!

Anmäl dig till vårt månatliga nyhetsbrev för att ta del av förmånliga erbjudanden, inspirerande artiklar och tips på hur ni skapar en kreativ och produktiv konferens.