Mötesteknik och tips

Trött på långdragna och ineffektiva möten? Med bra mötesteknik blir sammankomsten mer strukturerad och syftet mer tydligt för alla inblandade. Förberedelser är A och O, men det finns även andra saker man bör tänka på för en bra och lyckad möteskultur.

Olika typer av möten

Mötesteknik och upplägg varierar beroende på vilken typ av sammankomst det handlar om. Sammanträden med många deltagare kräver en viss sorts struktur, medan möten med färre deltagare kan hanteras annorlunda. På det stora hela handlar mötesteknik helt enkelt om att strukturera mötet efter syfte, antal deltagare och situation. Traditionell mötesteknik innebär att deltagarna på mötet följer en uppsättning bestämmelser för att underlätta beslutsfattandet. Idag är många möten mer dynamiska, personalmöten och interna möten på ett företag följer vanligtvis inte en traditionell mötesteknik-modell. Men på större sammankomster som exempelvis på föreningars årsmöten eller på politiska möten är en traditionell mötesteknik fortfarande dominerande eftersom den underlättar processen att demokratiskt och effektivt fatta olika beslut.

Mötets syfte är alltså avgörande för vilken typ av mötesteknik som är att föredra. Är syftet att informera, diskutera eller att ta beslut? Det är lätt att förväntningarna varierar mellan mötesdeltagarna, och även initiativtagarna, om detta inte är tydligt från början.

9 snabba mötesteknik-tips

  1. Var tydlig med mötets syfte och mål. Ta upp detta redan i kallelsen.
  2. Bjud endast in personer som berörs av det aktuella ämnet.
  3. Skicka ut mötesagendan till alla berörda i god tid innan mötet och sätt en sluttid för eventuella ändringar och tillägg.
  4. Starta mötet med att upprepa mötets syfte och mål och låt samtliga deltagare sammanfatta vad de förväntar sig av mötet.
  5. Sätt en sluttid och håll er till den.
  6. Utse en sekreterare som för mötesprotokoll.
  7. Håll er till mötesagendan. Eventuella tillägg görs under punkten ”övriga frågor” om en sådan punkt är inskriven i agendan.
  8. Alla mötesdeltagare bör fylla en funktion under mötet. Engagera deltagarna på olika sätt och uppmana till egna synpunkter och frågor.
  9. Följ upp! Dela upp ansvarsområden och bestäm tider för uppföljning och avstämning redan under mötet.

 

Mötesteknik ­- ordlista

Vid sammankomster som följer en traditionell mötesteknik används ofta benämningar som inte brukas i vardagligt språk. Därför har vi samlat några av de vanligaste termerna i en kort ordlista.

  • Absolut majoritet – mer än hälften av rösterna.
  • Ajournera – att skjuta upp ett möte till ett senare tillfälle.
  • Avslag – beslutat nej i en fråga.
  • Beslut – avgörande i en fråga, till exempel avslag eller bifall.
  • Bifall – beslutat ja i en fråga.
  • Justerare – en person som efter mötet läser igenom mötesprotokollet som sekreteraren skrivit och kontrollerar att allt som står där stämmer. Justeraren godkänner protokollet genom att skriva under med sin signatur.
  • Kallelse ­­– ett meddelande till mötesmedlemmarna om att mötet äger rum. Personen som skickar ut kallelsen kallas för sammankallande. Kallelsen ska innehålla namn, typ av möte, var och när mötet hålls och vilka ärenden som kommer att behandlas. Om mötesagendan är satt vid tidpunkten är det en god idé att bifoga den med kallelsen.
  • Motion – ett skriftligt förslag.
  • Mötesprotokoll – en skriftlig redogörelse för vad som skett under ett möte. Sekreteraren skriver och justeraren justerar.
  • Ordet är fritt ­­– den del av mötet när vem som helst kan begära ordet. Ordföranden kan till exempel lämna ordet fritt efter att ett förslag har framförts, då har alla möjlighet att säga sin mening innan ett beslut ska fattas.
  • Ordförande – den som leder mötet. Ordföranden ansvarar för att alla får komma till tals och att ingen tar över diskussionerna eller avviker från ämnet.
  • Rösträknare – den eller de personer som är justerare brukar vanligtvis axla rollen som rösträknare också. Som rösträknare ansvarar man för att räkna röster vid omröstningar.
  • Sekreterare – den person som skriver mötesprotokoll.
  • Votering – räkning av röster.
  • Yrkande – förslag under ett möte.

 

Vill du ha hjälp med att planera och genomföra effektivare möten? BokningsBolaget är en eventbyrå med över 30 års erfarenhet av allt från företagevents och kundevents till konferenser och längre konferensresor. Vi skapar upplevelser i linje med ert budskap och hela världen är vårt arbetsfält. Välkommen att skicka en förfrågan eller kontakta oss på 08-506 285 00 så berättar vi mer.

Ta kontakt!

  • I och med att du kontaktar oss via vårt webbformulär godkänner du att vi lagrar dina personuppgifter enligt vår integritetspolicy.

Få mötesinspiration direkt i din inkorg!

Anmäl dig till vårt månatliga nyhetsbrev för att ta del av förmånliga erbjudanden, inspirerande artiklar och tips på hur ni skapar en kreativ och produktiv konferens.