När det personliga mötet är allt

aronsborg

Över 100 begravningsentreprenörer och familjejurister sammanstrålade på Aronsborg i Bålsta i höstas. Klarahill byggde broar och skapade en gemensam värdegrund när företagets medarbetare träffades för första gången.

Klarahill startade 2014 och är ett ungt företag inom begravningsbranschen. Organisationen har vuxit snabbt genom förvärv av erfarna familjeföretag runt om i Sverige.
– Vi består av många företagskulturer med extremt starka lokala varumärken, berättar Sven Ackell, ekonomichef på Klarahill. För oss är det av stor vikt att kraften i de ursprungliga verksamheterna inte går förlorad i den nya organisationen. Tvärtom vill vi förstärka engagemanget.

Därför började planerna på ett gemensamt event ta form under 2018. Det fanns tre huvudsyften: att låta alla medarbetare träffa varandra, lansera det gemensamma varumärket och förankra företagets värderingar. Sven berättar att de redan från början insåg att de behövde hjälp av ett proffs för att ro projektet i land. De träffade Micke Welin, projektledare på BokningsBolaget, som sedan följt processen fram till mål. Med facit i hand är Sven tacksam över att de inledde samarbetet i ett så tidigt skede.
– Våra första möten med BokningsBolaget var mycket värdefulla. Ett externt bollplank ger nya infallsvinklar.
Vi blötte och stötte och tvingades gå hem till vår kammare och fundera igen.

Tonalitet, färg, form, typsnitt, logotyp. Hela arrangemanget genomsyrades av det nya varumärket. Micke hade flera förslag på mötesplats för eventet men valet föll på Aronsborg där det fanns bäst möjlighet att anpassa och bygga om miljön efter konferensens syften. Tillsammans med reklambyrån Winter skapade BokningsBolaget en inramning som förstärkte budskapet. Annette Strömberg är marknadschef på Klarahill och när konferensen gick av stapeln var hon nyanställd.
– Jag var en i gänget av alla medarbetare som inte kände varandra. Vi var både nyfikna och förväntansfulla och så fort vi kom in i lokalen förstärktes den goda magkänslan. Det vi såg var äkta och något som alla kände att de kunde vara delaktiga i, berättar hon.

Annette är övertygad om att samarbetet med en extern eventarrangör underlättade arbetet med att nå ut med budskapet.
– Det är bra att utmanas och utvecklas i sitt eget tänk, säger hon.

Under den första dagens konferens var inspiratören Johnny Sundin moderator. Han höll en inledande föreläsning om hur vi ställer oss till förändring. Precis som i andra branscher är digitaliseringen både en möjlighet och en utmaning. Idag går det till exempel att planera en begravning via nätet vilket innebär nya förutsättningar för både kunder och medarbetare. Inom Klarahill finns en gren bestående av familjejurister, Verahill, och där har utvecklingen nått ännu längre. Varhill har utvecklat en applikation i vilken du kan upprätta ett samboavtal med några knapptryck. En enkel och snabb lösning som passar mång.

Digitalisering i alla ära, men det personliga mötet kommer alltid att vara väldigt viktigt för Klarahill. Under konferensen fick deltagarna arbeta med företagets värdeord. Personliga, Nyfikna, Trygga, Entreprenöriella och Hållbara. Som begravningsentreprenör bär du på otaliga berättelser och i mindre grupper fick deltagarna dela med sig av dem. Slutresultatet blev akvarellmålningar och nedskriva texter i form av storytelling.
– Vilken kreativitet och samarbetsförmåga! För mig som ny marknadschef var övningarna ovärderliga. Jag fick med mig fantastiskt material att bygga vidare på, berättar Annette.

En detalj som bara en van eventarrangör tänker på är att det ofta är klokt att undvika förflyttningar. På Mickes inrådan stannade de kvar i huvudlokalen när det blev dags för grupparbeten.
– Det blev en jättefin dynamik i rummet och det hade vi aldrig tänkt på själva, säger hon

En annan detalj, som Mikael var bestämd på, var att när dörrarna slogs upp för första gången skulle det kännas som att beträda obruten mark. Alla skulle få samma upplevelse samtidigt.
– Jag som nyanställd trodde att Micke jobbade på Klarahill. Han var så engagerad och mån om att allt skulle bli perfekt. Han tog ett ansvar som om det vore hans egen konferens, berättar Annette.

Det fanns ingenting som inte fungerade under eventet. Allt från registrering med snygga namnbrickor till underhållning med Made in Sweden på kvällen. Hela programmet var genomtänkt liksom musikvalet som förstärkte budskapet. Efter konferensen har Annette åkt runt och besökt kontor ute i landet. Där har hon sett bevis på att eventet lever vidare i vardagen. Medarbetarna har fortsatt att arbeta med de nya värdeorden.
– Många av familjeföretagen har medärvda värderingar sen 100-tals år tillbaka. Att man känner sig bekväm med Klarahills värdeord är helt fantastiskt.

Nyttan av ett event går inte att överskatta menar Sven. Inget slår det fysiska mötet. För att ett budskap ska förmedlas på rätt sätt är det avgörande att alla får samma information samtidigt.
– Genom vår konferens på Aronsborg har vi skapat ett gemensamt sammanhang och en plattform att bygga vidare på, säger han.

Fakta:
Klarahill med huvudkontor i Stockholm bedriver begravningsverksamhet och familjejuridik med drygt 30 kontor runt om i Sverige. Bolaget bildades 2014 och har sedan starten snabbt vuxit till en koncern med drygt 100 anställda. Bolaget har fortsatt starka tillväxtplaner. Huvudägare är Mellby Gård.

Få mötesinspiration direkt i din inkorg!

Anmäl dig till vårt månatliga nyhetsbrev för att ta del av förmånliga erbjudanden, inspirerande artiklar och tips på hur ni skapar en kreativ och produktiv konferens.