Vinterkonferens med Otsukas

Läkemedelsföretaget Otsuka Pharma Scandinavia klarade detta konststycke och mer än så: under en företagskonferens i Köpenhamn lyckades de förmedla hur meningsfullt deras arbete är.

– Vi gör skillnad! Det var en häftig insikt att ta med sig hem, säger Emelie Henriksson, Executive assistent på Otsuka Pharma Scandinavia.
Det ligger alltid mycket arbete bakom en lyckad konferens. Ingenting får lämnas åt slumpen. Otsukas vintermöte varade bara två dagar men hade föregåtts av mer än ett halvårs förberedelser. Huvudansvaret för planeringen låg på Emelies bord och för att säkerställa kvaliteten och minska arbetsbördan tog hon hjälp av Marika Brämhagen, projektledare på BokningsBolaget.
– Vi visste vad vi ville. Men när visionerna är höga är det ovärderligt med en eventexpert som kan tala om vad som är genomförbart och inte. Det gjorde Marika, berättar Emelie.

En förutsättning för ett lyckat möte är ett uttalat syfte vilket Otsuka Pharma Scandinavia hade. Läkemedelsbolaget som består av drygt 60 medarbetare finns representerat i fyra länder (Sverige, Finland, Norge och Danmark) och är uppdelat i två skilda affärsområden med olika läkemedel och arbetssätt. Den årliga sammankomsten är ett verktyg för att få ihop verksamheterna till en.

Emelie berättar att Marika och hon diskuterade många resmål och idéer innan de till slut landade i Köpenhamn. Ett fullspäckat program med föreläsare, teambuilding och underhållning växte successivt fram. Emelie satte budgeten och Marika gjorde investerings- och tidsplaner.

Ju närmre genomförandet kom desto intensivare blev arbetet. Körscheman, namnbrickor, placeringskort, konfettibomber… Konferensen gick av stapeln strax före jul så veckan före avresan sågs Marika sitta och slå in 60 julklappar till deltagarna.
– Vilket jobb vi la ner – men så blev det också väldigt lyckat! Marika ställde upp och fixade allt jag bad henne om. Även om framförhållningen var god dyker det alltid upp sista-minuten-grejer.

När gruppen anlände till Köpenhamn en tidig måndagsmorgon vräkte regnet ner. Istället för snö låg vattendroppar på Tivolis färgsprakande julbelysning. Men i konferensrummet på hotellet med samma namn lät sig ingen nedslås. Föreläsaren Olof Röhlander bjöd på en vitamininjektion fylld av motivation och inspiration. Och när det blev dags för teambuilding med GreenHat People utomhus hade regnet upphört.

GreenHat People är en samarbetspartner till BokningsBolaget. De skapar lika roliga som seriösa utmaningar och eftersom de är mobila går aktiviteterna att genomföra över hela världen.
– Jag hade lagt ner mycket energi på gruppindelningen, berättar Emelie. Olika regioner och avdelningar fick chans att jobba ihop. Uppgifterna som vi fick och löste på surfplattor var knepiga, tokiga och krävde total fokus. Till slut ledde de oss till en bar där vi summerade våra upplevelser. Det blev många skratt och nya bekantskaper!

Några timmar senare återsamlades deltagarna för den stora galamiddagen. Under drinken dyker två unga magiker upp. Gästerna drogs som magneter till duon Brynolf & Ljung som utförde moderna close-up-nummer.
– Vi var som trollbundna! Saker försvann och dök upp på ett nytt och fräscht sätt som jag inte sett tidigare.

Brynolf & Ljung slog igenom i ”Britain’s got talent” och är nu på väg mot Las Vegas stora scener. BokningsBolaget har under flera år anlitat dem och vet att de alltid levererar. En stor fördel är att de kan kombinera show med värdskap vilket de även gjorde denna kväll. Middagens viktigaste programpunkt var att utse årets vinnare av ”Otsuka Spirit Award”, ett pris där personalen röstar fram den kollega som under året bäst representerat Otsukas värderingar. Nomineringar hade skett under hela året och nu återstod bara tre personer. ”…och vinnaren är…”
– Det blev en riktig gala! Till tonerna av pampig musik, strålkastare och konfettifyrverkeri delade vår vd Pontus Billstam ut det ärorika priset. Det blev stående ovationer och en underbar stämning!

Dansmusik tog vid efter Brynolf & Ljungs spektakulära show. Då dagen hade varit både lång och intensiv drog sig de flesta snart tillbaka. Ännu en spännande dag väntade.
– Till tisdagen hade vi bjudit in patientföreläsare. För oss som arbetar med läkemedel och sällan kommer i kontakt med den sidan av verkligheten var det en stark upplevelse. Deras berättelser gav både mening och stolthet till vårt arbete.

Otsukas största produkt är ett av världens mest använda läkemedel, en produkt som används i behandlingen av bl.a. schizofreni och bipolär sjukdom. Föreläsaren och författaren Markus Sandberg har en bakgrund av både drogmissbruk och schizofreni. Nu berättar han om sin resa tillbaka: ”En lång väg hem”.
– Det är en föreläsning som alla borde lyssna till. Han grep tag i oss på ett sätt som gjorde varenda liten stavelse intressant, säger Emelie.

Inom koncernen bedrivs även forskning inom bl a nefrologi. Vi träffade två patienter som har engagerat sig inom området och även deras berättelser berörde starkt.
– Tänk vad ett genombrott i vår forskning skulle innebära för dessa människor!

Under denna intensiva konferenshelg berättade ledningen även om året som gått och om målen som väntar. Emelie och andra stabspersoner informerade om nyheter och rutiner.
– Det känns alltid bra att slippa opersonliga mejl. Det är skillnad att berätta saker ”face to face”. Ingenting går upp mot det personliga mötet.

Emelie hade en tuff roll under dessa två dagar. Hon var både arrangör och deltagare. Bakom henne fanns hela tiden Marika, hotellpersonalen och inte minst ljud- och ljusteknikerna.
–Tillsammans lyckades vi verkligen sätta ihop en toppenkonferens och vi uppnådde det resultat vi ville med konferensen, avslutar hon.

Få mötesinspiration direkt i din inkorg!

Anmäl dig till vårt månatliga nyhetsbrev för att ta del av förmånliga erbjudanden, inspirerande artiklar och tips på hur ni skapar en kreativ och produktiv konferens.