Konferenstips – så lyckas du med konferensen

konferens-uterum

Vart ska vi åka, och hur långt bort kommer vi med en stram budget? BokningsBolagets produktchef Anette Blomstrand bjuder här på tips från sin 30-åriga erfarenhet av vad du bör tänka på för att maximera både konferens och kringaktiviteter.

Sedan Anette Blomstrand började som konferensbokare på BokningsBolaget 1989 har förutsättningarna ändrats en hel del i och med att många företag likt övriga i samhället håller allt hårdare i plånboken. En sak som dock inte har ändrats är att företagen har mycket att vinna på att anlita någon som vet hur man får ut maximalt från en slimmad budget.

I många fall börjar företagen med att välja resmål, vilket ofta är att tänka från fel håll. Ett annat resmål kanske skulle passat bättre utifrån den budget och de mål man har för sin konferens eller sitt event. Vi har sett exempel där man tänkt åka väldigt långt bort och sen har budgeten bara räckt till Köpenhamn, berättar Anette.

Vem känner inte igen situationen när en chef delegerar ut en extrauppgift till en anställd som ibland varken har tid eller kunskap att ro iland projektet på ett tillfredsställande sätt?
– Vi tar fram en offert utifrån vad kunden vill ha. Ofta handlar det om tillgång och efterfrågan och fast priser är nästan omöjliga att sätta så det helt beroende på vart och när man vill åka. För oss är det en utmaning som vi löser genom en noggrann behovsanalys och utifrån år av erfarenhet, fortsätter Anette.

Ett problem som ofta kan dyka upp är att företaget sätter upp ett alldeles för späckat konferensschema trots att man har valt att åka till ett ställe med mycket kringaktiviteter.
– Det är ju ingen idé att lägga till exempel en fjällkonferens i Åre om det inte finns tid för skidåkning. Istället för att de anställda ska sukta över fina slalombackar de inte har tid att åka, är den kanske mer passande att satsa på en citykonferens i närområdet. I ett sådant fall känns det som om det vore mycket bättre att låta oss utnyttja vår erfarenhet och boka upp något mer passande. Det blir oftast bäst för alla om vi får göra det vi är bra på och våra kunder kan satsa på att göra det som de är bra på, avslutar Anette.

Att komma ihåg när du deltar på en utlandskonferens:

  • Gott humör
  • Ladda ned BokningsBolagets app med programmet och information som förberetts i god tid.
  • ID-kort eller pass
  • Innan du bokar en konferens:
  • Ta kontakt i god tid med er personliga expert på BokningsBolaget
  • Ha en klar idé om syftet och målet ni vill åstadkomma med konferensen
  • Ta nytta av kunskapen och förhandlingskraften som BokningsBolaget har
  • Fördelar med att inte boka själv:
  • BokningsBolaget har ett bra och starkt nätverk med leverantörer
  • Bättre priser – dyrare att boka själv
  • Våra experter har stor erfarenhet och kunskap och ser till att ert event blir en succé

Få mötesinspiration direkt i din inkorg!

Anmäl dig till vårt månatliga nyhetsbrev för att ta del av förmånliga erbjudanden, inspirerande artiklar och tips på hur ni skapar en kreativ och produktiv konferens.